Firma electrónica y workflow aplicados a la gestión documental de una organización pública

Abstract

En este trabajo se evaluó la oferta de software de gestión documental disponible en el mercado en forma paquetizada para su eventual adopción en el Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente de Concepción. Tal adopción implica una importante inversión de recursos y modificación de procesos de negocio, por lo que es fundamental asegurarse de elegir el sistema correcto y así evitar el riesgo de pérdida económica en la organización. Para esto primero se hizo una investigación detallada acerca de los procesos de gestión documental y de los requerimientos que deben ser satisfechos por tal sistema. Luego, para su selección, se estableció un proceso de refinamiento de candidatos por etapas: (1) Se identificaron los sistemas de gestión documental más populares en el mercado y fueron evaluados respecto al cumplimiento de varios requerimientos fundamentales, (2) Los que pasaron la primera etapa fueron entonces evaluados respecto al cumplimiento de ciertos requisitos funcionales, (3) Luego fueron evaluados respecto a otros criterios nofuncionales, (4) Basándose en los resultados obtenidos en las etapas anteriores, se aplicó un algoritmo de decisión para seleccionar la mejor alternativa y (5) Finalmente, a modo de validación, se realizó una evaluación práctica, poniendo a prueba las funcionalidades de Workflow y Firma Digital del sistema escogido. Como resultado se obtuvo que de entre los nueve sistemas evaluados (Alfresco, Logicaldoc, Onbase, DocuShare, Maxxvault, Openkm, Laserfiche, Nuxeo y Sharepoint), sólo tres cumplen con todos los requerimientos funcionales establecidos para el hospital: Alfresco, Nuxeo y Sharepoint. Además, a pesar de que Nuxeo fue el sistema mejor evaluado, la evaluación final resultó con calificaciones muy cercanas para los tres sistemas, con una diferencia casi despreciable entre la nota de uno y otro. Luego, al no haber un ganador claro, se optó por recomendar a cualquiera de los tres sistemas, destacando las ligeras fortalezas y debilidades que los diferencian.