Análisis del estado del arte de oficina de gestión de proyectos (PMO) y una exploración de su aplicación en empresas chilenas del sector bancario.

Abstract

En empresas bancarias chilenas, es común utilizar una oficina de gestión de proyectos como estructura organizativa para apoyar en la gestión de sus proyectos. Una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés, Project Management Office) se define como una estructura de una organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas (PMI, 2017). El rol de las PMO puede variar según el rubro y la estrategia de cada empresa. Los datos empíricos demuestran que las PMO son difíciles de tipificar (Muller et al., 2013) y que el rol o funciones de una PMO también puede variar de un contexto de un país a otro (Jalal & Koosha, 2015). Actualmente, no existen investigaciones focalizadas que analicen el estado de implementación de las PMO en empresas del sector bancario chileno. Debido a esto, la presente Memoria de Título analizará el estado de aplicación de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) en empresas chilenas del sector bancario. Los bancos fiscalizados por la Comisión para el mercado financiero (CMF) son 17. Para realizar esta investigación, se estudió la teoría disponible sobre oficinas de gestión de proyectos, identificando definiciones, tipologías, impactos positivos y listado de funciones principales de las PMO. Además, se identificaron estudios en últimos años (2010 a 2023) que analicen el estado de implementación, criterios de éxito y desafíos de oficinas de gestión de proyectos, especificando aspecto, autor, año y contexto. Se recopiló y clasificó las funciones principales que desempeñan las PMO de diez instituciones bancarias a través de visitas de perfiles de LinkedIn y ofertas de trabajo de un total de trece con PMO. Además, se elaboraron entrevistas/encuestas dirigidas a personal de distintas PMO de cuatro bancos. Se realizaron análisis cuantitativos para identificar tendencias y realizar una comparación con la teoría y cualitativos para comprender opiniones o experiencias. De la investigación, se puede concluir que las PMO analizadas ejecutan principalmente funciones del grupo “Seguimiento y control del desempeño del proyecto”. Además, hay una clara tendencia por realizar metodologías ágiles por parte de las PMO, migrando del enfoque tradicional a uno ágil. Por otro lado, los desafíos “Priorización de proyectos” y “Resistencia organizacional al cambio” fueron los desafíos más importantes, en cantidad de menciones y orden de importancia. El criterio de éxito “Existe un proceso de gestión de recursos para estimar y asignar de manera óptima los recursos a los proyectos” solo es resuelto por una PMO. Los resultados permitieron identificar cuatro brechas de implementación y oportunidades de mejora.

In Chilean banks it is common to use a project management office as an organizational structure to support the management of their projects. A project management office (PMO) is defined as a structure in an organization that standardizes project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques (PMI, 2017). The role of the PMO can vary according to the category and the strategy of each company. Empirical data shows that PMOs are difficult to characterize (Muller et al., 2013) and that the role or functions of a PMO can also vary from one country context to another (Jalal & Koosha, 2015). Currently, there are no focused investigations that analyze the state of implementation of PMOs in companies in the Chilean financial sector. Due to this, this Report will analyze the status of application of project management offices (PMO) in Chilean companies in the banking sector. Banks supervised by the Financial Market Commission (CMF) are seventeen. To carry out this research, the available theory on project management offices was studied, identifying definitions, typologies, positive impacts and a list of main functions of PMOs. In addition, studies were identified in recent years (2010 to 2023) that analyze the implementation status, success criteria and challenges of project management offices, specifying aspect, author, year and context. The main functions performed by the PMOs of ten banking institutions were collected and classified through visits to LinkedIn profiles and job offers of a total of thirteen with PMOs. In addition, interviews/surveys were carried out with staff from different PMOs of four banks. Quantitative analyzes were carried out to identify trends and compare them with theory, and qualitative analyzes were carried out to understand opinions or experiences. From the research it can be concluded that the analyzed PMOs mainly execute functions of the “Monitoring and control of project performance” group. Furthermore, there is a clear trend towards agile methodologies by PMOs, migrating from the traditional approach to an agile one. On the other hand, the challenges “Project prioritization” and “Organizational resistance to change” were the most important challenges, in number of mentions and order of importance. The success criterion “There is a resource management process to optimally estimate and allocate resources to projects” is only solved by one PMO. The results allowed to identify four implementation gaps and opportunities for improvement.